Apa itu Kaizen - Perbaikan Secara Berkelanjutan

PENGERTIAN KAIZEN

Menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan dimana seluruh karyawan terlibat aktif dalam kemajuan perusahaan. Peliharalah budaya ini dengan menyelenggarakan acara yang berfokus pada peningkatan area tertentu di perusahaan.

KAIZEN MERUPAKAN MASIH MASUK KEDALAM "THE TOYOTA WAY"

APA ITU KAIZEN?

Kaizen adalah strategi di mana karyawan di semua tingkatan perusahaan bekerja sama secara proaktif untuk mencapai perbaikan bertahap dan berkala pada proses manufaktur. Dalam arti tertentu, hal ini menggabungkan talenta kolektif dalam sebuah perusahaan untuk menciptakan mesin yang kuat untuk perbaikan. Kaizen juga disebut sebagai Perbaikan Berkelanjutan.

SIFAT GANDA SISTEM KAIZEN

Kaizen adalah bagian dari rencana tindakan dan bagian dari filosofi.

1. Sebagai rencana aksi, Kaizen adalah tentang pengorganisasian acara yang berfokus pada peningkatan area tertentu dalam perusahaan. Acara-acara ini melibatkan tim karyawan di semua tingkatan, dengan penekanan yang sangat kuat pada keterlibatan karyawan di pabrik.

2. Sebagai sebuah filosofi, Kaizen adalah tentang membangun budaya di mana seluruh karyawan terlibat secara aktif dalam menyarankan dan menerapkan perbaikan pada perusahaan. Di perusahaan yang benar-benar ramping, hal ini menjadi cara berpikir alami baik bagi manajer maupun karyawan pabrik.

Kaizen bekerja bahu-membahu dengan Pekerjaan Standar. Pekerjaan Standar menangkap praktik terbaik saat ini untuk suatu proses, dan Kaizen bertujuan untuk menemukan perbaikan pada proses tersebut. Perhatikan penekanan pada arus; Pekerjaan Standar adalah dokumentasi hidup (yang terus berkembang melalui Kaizen).

KEGIATAN KAIZEN

Peristiwa Kaizen pada umumnya memiliki proses yang berlangsung seperti ini:

Tetapkan tujuan dan berikan latar belakang yang diperlukan.
Tinjau keadaan saat ini dan kembangkan rencana perbaikan.
Menerapkan perbaikan.
Tinjau dan perbaiki apa yang tidak berhasil.
Laporkan hasilnya dan tentukan item tindak lanjutnya.

Siklus proses Kaizen jenis ini sering disebut sebagai PDCA (Plan, Do, Check, dan Act). PDCA membawa pendekatan ilmiah untuk melakukan perbaikan:

Rencana: kembangkan hipotesis
Lakukan: jalankan eksperimen
Periksa: evaluasi hasil
Tindakan: perbaiki eksperimen Anda; kemudian memulai siklus baru

FILSAFAT KAIZEN

Menariknya, Kaizen sebagai rencana tindakan justru mengembangkan Kaizen sebagai sebuah filosofi. Ketika Kaizen diterapkan sebagai rencana tindakan melalui program acara Kaizen yang sukses secara konsisten dan berkelanjutan, hal ini mengajarkan karyawan untuk berpikir secara berbeda tentang pekerjaan mereka. Dengan kata lain, penerapan Kaizen secara konsisten sebagai rencana tindakan akan menciptakan nilai jangka panjang yang luar biasa dengan mengembangkan budaya yang diperlukan untuk perbaikan berkelanjutan yang benar-benar efektif.

Apa contoh perbaikan berkelanjutan Kaizen?

Perbaikan berkelanjutan: Ini melibatkan pencarian cara terus-menerus untuk meningkatkan proses, produk, dan layanan. Misalnya, perusahaan manufaktur mungkin menggunakan perbaikan berkelanjutan untuk mengidentifikasi dan menghilangkan hambatan dalam proses produksinya, meningkatkan kualitas produk, dan mengurangi limbah.
Jalan Gemba: Jalan Gemba melibatkan pergi ke tempat di mana pekerjaan dilakukan untuk mengamati dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Misalnya, seorang manajer di pusat panggilan mungkin pergi ke tempat perwakilan layanan pelanggan menerima panggilan untuk mengamati proses dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.
Standardisasi: Standardisasi melibatkan pembuatan serangkaian prosedur dan proses standar untuk melakukan tugas. Misalnya, rumah sakit dapat mengembangkan prosedur standar dalam pemberian obat untuk memastikan konsistensi dalam proses dan meningkatkan keselamatan pasien.
Manajemen visual: Alat bantu visual, seperti bagan, grafik, dan tanda, dapat membantu membuat proses lebih mudah dipahami dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan. Misalnya, gudang dapat menggunakan manajemen visual untuk melacak tingkat inventaris, mengidentifikasi kekurangan stok, dan meningkatkan efisiensi proses pengambilan.
Organisasi tempat kerja 5S: Metodologi 5S (Sort, Set in Order, Shine, Standardize, dan Sustain) adalah sistem untuk mengatur dan memelihara tempat kerja yang bersih dan efisien. Misalnya, sebuah restoran dapat menggunakan 5S untuk menata dapur dan memastikan semua peralatan dan perlengkapan mudah diakses untuk meningkatkan efisiensi proses memasak.
Aktivitas perbaikan kelompok kecil: Aktivitas kelompok kecil melibatkan tim karyawan yang bekerja sama untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Misalnya, perusahaan pengembangan perangkat lunak mungkin menggunakan aktivitas perbaikan kelompok kecil untuk mengidentifikasi dan memecahkan masalah dalam proses pengembangannya, seperti meningkatkan kualitas kode atau mengurangi cacat.
Kualitas pada sumbernya: Ini melibatkan membangun kualitas ke dalam proses untuk mencegah terjadinya cacat dan kesalahan. Misalnya, produsen mobil dapat menggunakan kualitas pada sumbernya untuk membangun kualitas dalam proses produksinya, seperti menerapkan stasiun inspeksi visual untuk mendeteksi kerusakan sebelum dipindahkan ke hilir.
Tim lintas fungsi: Tim lintas fungsi menyatukan karyawan dari berbagai departemen untuk bekerja mencapai tujuan bersama. Misalnya, tim pemasaran dan tim pengembangan produk dapat bekerja sama untuk mengembangkan strategi peluncuran produk baru.
Pemeliharaan produktif total: Pemeliharaan produktif total berfokus pada pencegahan kerusakan peralatan dan menjaga peralatan agar tetap berfungsi dengan baik. Misalnya, pabrik pengolahan makanan mungkin menggunakan pemeliharaan produktif total untuk memastikan bahwa peralatannya selalu berfungsi dengan baik untuk mencegah waktu henti dan meningkatkan efisiensi produksi.
Produksi tarik: Produksi tarik adalah sistem di mana produksi dipicu oleh permintaan pelanggan, bukan dengan mendorong produk melalui sistem. Misalnya, produsen pakaian dapat menggunakan produksi tarik untuk memproduksi pakaian hanya ketika pesanan pelanggan diterima, sehingga mengurangi jumlah inventaris dan pemborosan.
Kanban: Kanban adalah sistem untuk mengelola inventaris dan produksi, di mana inventaris diisi ulang hanya jika diperlukan. Misalnya, toko perangkat keras mungkin menggunakan kanban untuk memastikan bahwa rak mereka selalu terisi dengan jumlah inventaris yang tepat, sehingga mengurangi kekurangan stok dan meningkatkan kepuasan pelanggan.
Just-in-time (JIT): JIT adalah sistem untuk memproduksi dan mengirimkan produk tepat pada waktunya untuk memenuhi permintaan pelanggan, meminimalkan inventaris dan pemborosan. Misalnya, toko roti dapat menggunakan JIT untuk memproduksi dan mengirimkan roti segar ke restoran lokal hanya jika diperlukan, sehingga mengurangi limbah dan meningkatkan kualitas roti.
Acara Kaizen: Acara Kaizen adalah aktivitas perbaikan terfokus yang menyatukan karyawan dari berbagai departemen untuk memecahkan masalah tertentu atau meningkatkan proses tertentu. Misalnya, penyedia layanan kesehatan dapat menggunakan acara Kaizen untuk meningkatkan waktu tunggu pasien dengan menganalisis aliran pasien melalui fasilitas mereka dan mengidentifikasi cara untuk mengurangi penundaan.

Dengan menerapkan praktik Kaizen ini, organisasi dapat menciptakan budaya perbaikan berkelanjutan.

Prinsip apa yang diterapkan oleh kepemimpinan dalam mengubah model kaizen yang Anda ketahui?

Peran Kepemimpinan dalam Manajemen Perubahan

3 strategi untuk membantu para pemimpin menerapkan Kaizen

Kepemimpinan memainkan peran penting dalam mendorong manajemen perubahan yang diperlukan untuk keberhasilan peralihan ke budaya Kaizen dan program perbaikan berkelanjutan yang bermanfaat. Pastikan para pemimpin perusahaan Anda menerapkan tiga C — komitmen, komunikasi, dan konsistensi — untuk mendorong transformasi budaya Anda.

Tunjukkan komitmen terhadap Kaizen

Untuk mendorong perubahan secara efektif, komitmen kepemimpinan terhadap program baru tidak dapat diragukan lagi. Individu dan tim akan melihat kurangnya komitmen pemimpin sebagai alasan untuk menghindari perubahan dalam proses, menghambat investasi sumber daya, atau menghindari membangun kebiasaan baru.

Ada banyak cara bagi para pemimpin untuk menunjukkan komitmen ini. Beberapa contohnya meliputi:

Habiskan waktu di gemba, atau tempat sebenarnya di mana pekerjaan dilakukan. Amati alur kerja dan ajukan pertanyaan kepada karyawan tentang proses. Dengarkan masukan mengenai tantangan atau perlambatan.
Jadilah orang yang menghentikan masalah sebelum menjadi besar. Ingatkan karyawan bahwa masalah adalah peluang untuk memperbaiki dan mengatasi masalah sebagai cara untuk melayani pelanggan dengan lebih baik.
Lakukan investasi dalam pelatihan dan alat yang dapat mendukung pekerja garis depan dalam mengidentifikasi perbaikan.
Kenali inisiatif perbaikan, dan orang-orang yang memimpinnya. Merayakan perbaikan, pembelajaran dan langkah selanjutnya menunjukkan bahwa Kaizen adalah komitmen yang tidak pernah berakhir.

Tentu saja, pesan yang konsisten dari pimpinan harus mendukung komitmen terhadap perbaikan berkelanjutan.

Berkomunikasi di berbagai saluran

Manajemen perubahan bukanlah sebuah peristiwa, melainkan sebuah proses. Pemimpin harus sering berkomunikasi dan terus menerus memperkuat pesan budaya Kaizen. Pada awalnya, komunikasi ini harus menjelaskan apa yang diharapkan karyawan dari perubahan ini dan bagaimana hal itu dapat membantu mereka. Komunikasi juga harus memberikan pandangan yang transparan tentang bagaimana kepemimpinan bertindak berdasarkan saran perbaikan yang berkelanjutan. Ketika sebuah organisasi dapat menunjukkan bagaimana program perbaikan berkelanjutan berhasil, maka organisasi tersebut dapat membangun kegembiraan dalam proses perbaikan yang mengarah pada inovasi yang lebih besar.

Pesan-pesan harus disesuaikan untuk khalayak yang berbeda untuk memastikan kejelasan dan relevansi bagi seluruh khalayak sasaran di seluruh organisasi. Misalnya:

Jadikan perbaikan berkelanjutan sebagai bagian dari pertemuan bulanan atau diskusi hasil triwulanan. Anda dapat menggunakan platform ini untuk memberikan informasi terkini tentang kemajuan, inisiatif, dan KPI Anda. Temukan sekutu di antara manajer Anda yang akan mendorong partisipasi seluruh staf.
Bagikan hasil perbaikan melalui buletin, yang dipasang di area publik seperti papan pesan di ruang istirahat atau sebagai bahan pembicaraan selama acara apresiasi karyawan. Merayakan kemenangan adalah cara yang bagus untuk menunjukkan “alasan” di balik program perbaikan berkelanjutan Anda.
Saat meluncurkan suatu proses perubahan, sering kali yang terbaik adalah berbicara langsung dengan orang-orang yang akan terkena dampak perubahan tersebut daripada meluncurkannya melalui email. Setiap perubahan kemungkinan besar akan menimbulkan kekhawatiran. Dengan berbicara secara langsung dan terbuka kepada masyarakat, para pemimpin memberikan kesempatan untuk mengatasi kekhawatiran sebelum kekhawatiran tersebut menyebar.

Konsistensi adalah kuncinya

Kaizen mungkin tentang perubahan yang konstan, namun konsistensi sangat penting dalam menyusun program perbaikan berkelanjutan yang efektif.

Sangat mudah untuk merasakan kegembiraan atas perbaikan yang dijanjikan pada tahap awal proyek perbaikan berkelanjutan, namun kegembiraan itu dapat memudar seiring berjalannya waktu. Penting untuk diingat bahwa perbaikan berkelanjutan tidak terjadi dalam semalam. Manajemen perubahan perlu menjadi bagian dari budaya perusahaan dalam jangka panjang.

Misalnya, dalam pesan Anda, penting untuk selalu menyampaikan poin-poin yang konsisten mengenai budaya, program, dan tanggung jawab baru — meskipun pesan tersebut harus disesuaikan dengan audiens yang berbeda. Ketika program perbaikan terus-menerus diadopsi, harus ada penguatan yang berkelanjutan dan konsisten kepada semua orang di organisasi agar Kaizen selalu diingat.

3 Strategi untuk Membantu Pemimpin Menerapkan Kaizen

Untuk membantu kepemimpinan menjalankan tiga C yang dijelaskan di atas, penting bagi anggota tim untuk meluangkan waktu untuk memahami potensi perubahan budaya ini sehingga mereka dapat menyebarkan pesan ini secara efektif. Pertimbangkan tiga strategi berikut:

Memahami hubungan antara waktu yang diperlukan untuk memperbaiki proses yang rusak dan waktu yang diperlukan untuk memperbaikinya. Perubahan tidak akan terjadi dalam semalam. Tetapkan harapan yang masuk akal untuk proyek dan hasil.
Investasikan waktu pribadi Anda untuk memahami apa yang mungkin dilakukan melalui Kaizen, hingga ke tingkat detail terkecil. Biarkan pemahaman mendalam tentang berbagai kemungkinan ini membantu Anda menyampaikan pesan Anda ke seluruh dunia kerja.
Kenali dan atasi insentif, pengukuran, dan kebijakan yang akan terpengaruh oleh pendekatan yang lebih proaktif dalam penyelesaian masalah.

Bagaimana Anda Dapat Menerapkan Filosofi Kaizen di Tempat Kerja?

Filosofi Kaizen adalah filosofi bisnis yang mengedepankan perbaikan berkelanjutan dan efisiensi di tempat kerja. Kaizen memprioritaskan perbaikan proses. Filosofi Kaizen untuk bisnis adalah strategi yang bekerja untuk terus meningkatkan kinerja karyawan dan manajer, interaksi antara staf dan manajemen, dan peningkatan efisiensi. Meskipun Kaizen juga berfungsi untuk perusahaan besar, dalam artikel ini kita akan membahas apa yang membuatnya efektif untuk usaha kecil.

Mengapa Kaizen Diterapkan di Tempat Kerja?

Kaizen Terapan adalah alat tempat kerja yang efektif untuk perbaikan berkelanjutan karena membantu organisasi mengidentifikasi dan menghilangkan pemborosan, meningkatkan proses, dan meningkatkan keterlibatan karyawan. Kaizen mendorong karyawan untuk memikirkan cara-cara baru untuk meningkatkan pekerjaan mereka, dan memungkinkan penerapan perbaikan secara cepat. Kaizen juga membantu menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan, yang dapat menghasilkan layanan pelanggan yang lebih baik dan peningkatan produktivitas.

8 Cara Menerapkan Kaizen di Tempat Kerja

Berikut adalah langkah-langkah untuk mengambil perubahan unik dalam budaya tempat kerja Anda dengan Kaizen;

1. Menerima Perubahan Bertahap

Salah satu prinsip paling dasar dari filosofi Kaizen adalah melakukan perbaikan dengan perubahan kecil setiap hari. Membuat perubahan kecil secara bertahap jauh lebih mudah daripada membuat perubahan besar dan membantu mencapai hasil yang lebih besar.

Jika Anda seorang pebisnis yang ingin mengembangkan dan meningkatkan budaya bisnisnya, sebaiknya ketahui terlebih dahulu bahwa perubahan harus dilakukan secara bertahap. Karena Kaizen hanya membutuhkan langkah-langkah kecil yang harus diambil untuk perbaikan. Meskipun langkah-langkah tersebut terbilang kecil, namun jika disebar secara umum, tentu akan memberikan hasil yang besar.

2. Menjamin Kepuasan Karyawan

Kepuasan karyawan juga penting agar metode Kaizen dapat berhasil. Oleh karena itu, perlu dipastikan bahwa mereka puas dengan pekerjaannya dan meningkatkan kinerjanya. Untuk melakukan hal ini, karyawan departemen sumber daya manusia harus mengumpulkan pemikiran mereka tentang kepuasan kerja dan proses kerja, menelitinya, dan mengerjakan perbaikan yang diperlukan.

4. Hilangkan Kelebihan

Dalam metode Kaizen, menghilangkan pemborosan memberi Anda sumber daya untuk berkembang setiap hari. Ada 8 item yang mewakili pemborosan di Kaizen. Barang-barang tersebut adalah sebagai berikut;

Produksi berlebihan
Produksi yang salah
Stok berlebih
Waktu yang terbuang atau menunggu terlalu lama
Pembangkitan sampah berbasis waktu
Pemrosesan berlebihan
Transportasi yang tidak perlu
Gerakan ekstrim

5. Ambil Sikap Berpikiran Terbuka untuk Meningkatkan Proses

Agar filosofi Kaizen dapat berjalan dengan baik, manajer dan karyawan harus berpikiran terbuka. Pendapat karyawan dalam penerapan kaizen sangatlah penting, karena karyawan terbaik mengetahui poin-poin yang memerlukan perbaikan dalam proses bisnis.

6. Mendorong Kerja Sama Tim

Untuk penerapan filosofi Kaizen yang efektif, karyawan harus bekerja sebagai tim dan belajar menghargai pemikiran dan pendapat satu sama lain.

7. Fokus pada Proses

Fokus pada peningkatan proses daripada tugas individu. Pastikan semua orang terlibat dalam proses perbaikan dan mereka memahami nilai kaizen.

8. Gunakan Alat dan Teknik Kaizen

Memanfaatkan alat dan teknik kaizen seperti 5S, PDCA, dan Kaizen Blitz untuk memastikan peningkatan berkelanjutan.

9. Mengukur Kinerja

Lacak kinerja inisiatif kaizen untuk memastikan inisiatif tersebut berhasil. Hal ini dapat dilakukan melalui survei, pengumpulan data, atau metrik lainnya.

5S

5S adalah metodologi lima langkah yang, jika diikuti, akan menciptakan ruang kerja yang lebih terorganisir dan produktif. Dalam bahasa Inggris, 5S itu adalah: Sort, Straighten, Shine, Standardize, dan Sustain. 5S berfungsi sebagai landasan untuk menerapkan alat dan proses produksi lean yang lebih canggih.

APA METODOLOGI 5S itu?

Metodologi 5S dapat dirangkum dengan baik melalui filosofi, “tempat untuk segala sesuatu dan segala sesuatu pada tempatnya.”

Anda mungkin pernah mendengar tentang “KonMari,” sebuah sistem organisasi rumah yang ditemukan oleh Marie Kondo. Metode KonMari mengubah rumah yang berantakan menjadi ruang hidup yang rapi dan sederhana. Prinsip 5S mirip dengan KonMari. Namun, mengatakan bahwa 5S hanyalah tentang merapikan sama saja dengan mengatakan bahwa manufaktur yang sukses hanyalah tentang kecepatan – masih ada yang lebih mendalam. Jadi, mari kita telusuri maksud dan makna sebenarnya dari 5S.

Kata-kata Jepang 5S

5S berasal dari 5 kata dalam bahasa Jepang:

Seiri
Seiton
Seisou
Seiketsu
sial

Arti 5S dalam Bahasa Inggris

Dalam bahasa Inggris, arti 5S tersebut adalah:

Sortir (Seiri): Menghilangkan yang tidak diperlukan.
Luruskan (Seiton): Atur apa yang tersisa setelah penyortiran.
Shine (Seisou): Bersihkan dan periksa area kerja.
Standarisasi (Seiketsu): Tulis standar untuk 5S.
Sustain (Shitsuke): Menerapkan standar 5S secara konsisten.

Pada intinya, aktivitas 5S ini membangun disiplin yang diperlukan untuk perbaikan yang substansial dan berkelanjutan dengan menciptakan (dan mempertahankan) area kerja yang efisien dan efektif.

MENGAPA 5S PENTING DALAM MANUFAKTUR?

Meskipun 5S pertama kali dikembangkan dalam konteks industri otomotif, kini 5S secara luas dianggap sebagai langkah penting untuk program lean manufacturing apa pun, apa pun industrinya.

Menerapkan 5S sebagai bagian dari tugas sehari-hari di perusahaan Anda berarti lebih dari sekadar peningkatan organisasi, rutinitas pembersihan yang berkelanjutan, dan alur aktivitas yang efisien. Dengan menggunakan metodologi 5S, operator didorong untuk meningkatkan lingkungan kerja mereka secara keseluruhan dan mengurangi muda atau pemborosan.

Kepatuhan terhadap standar 5S dianggap sebagai landasan Total Productive Maintenance (TPM) dan merupakan bagian integral dari Toyota Production System (TPS). 5S juga menciptakan platform yang stabil dimana aktivitas Kaizen dapat diluncurkan.

Intinya - 5S adalah alat lean manufacturing dengan investasi rendah dan berdampak tinggi yang didasarkan pada manusia. Hal ini melibatkan operator dalam “memiliki” ruang kerja mereka dan membantu menanamkan budaya kualitas, produktivitas, dan peningkatan.

APA 5 MANFAAT SISTEM 5S?

Manfaat utama dari sistem 5S meliputi:

Menciptakan ruang di dalam fasilitas Anda dengan membuang peralatan dan perlengkapan yang tidak diperlukan

Mengurangi pemborosan akibat gerakan yang tidak perlu dengan mengatur ruang kerja

Mengurangi waktu henti dan meningkatkan kualitas dengan memelihara peralatan secara konsisten

Melibatkan operator dengan memberi mereka lebih banyak tanggung jawab terhadap lingkungan kerja mereka

Menciptakan lingkungan kerja yang lebih aman dengan memastikan lingkungan kerja bersih dan terawat

Sekarang setelah Anda memiliki pemahaman yang lebih baik tentang mengapa 5S itu penting dan bagaimana hal itu dapat bermanfaat bagi operasi manufaktur Anda, mari pelajari lebih lanjut setiap langkah 5S.

SORT (SEIRI)

Apa itu Sortir?

Langkah Sortir memisahkan item di ruang kerja Anda yang Anda tahu diperlukan dari item yang tidak atau mungkin tidak diperlukan. Pindahkan yang terakhir ke area penyimpanan “tanda merah”.

Mengapa Anda Perlu Seiri ( Sortir )?

Penyortiran memungkinkan Anda memiliki ruang kerja yang lebih produktif dengan menghilangkan kekacauan yang tidak diperlukan (dan menghilangkan gangguan). Ini juga merupakan langkah awal untuk membuka ruang yang bisa digunakan untuk hal lain.

Bagaimana Anda Menerapkan Seiri ( Pengurutan ) ?

Pisahkan barang-barang yang diperlukan (misalnya perkakas, suku cadang, dan bahan) dari barang-barang yang tidak diperlukan. Kami merekomendasikan untuk mengurutkan item ke dalam empat kategori:

Barang-barang yang dibutuhkan di area kerja ini. Ini adalah barang-barang yang Anda tahu sering Anda gunakan dalam konteks area kerja ini dan dengan demikian akan tetap berada di area kerja ini.

Barang-barang yang dibutuhkan di area kerja lain. Ini biasanya merupakan barang yang salah tempat. Jika suatu item digunakan di area kerja lain, “sortir” ke dalam area tersebut dengan mengirimkannya ke anggota tim yang bertanggung jawab atas area kerja tersebut.

Barang yang mungkin Anda perlukan. Untuk item yang Anda tidak yakin, gunakan sistem “tanda merah” 5S. Tandai barang tersebut dengan tanda merah, yang minimal harus mencantumkan nama orang yang menandai barang tersebut, mengapa barang tersebut dianggap tidak diperlukan lagi, tanggal peninjauan yang diusulkan, dan nama manajer yang harus menyetujui pembuangannya. Pindahkan item ke area penyimpanan label merah, yang harus diatur berdasarkan bulan peninjauan untuk memudahkan pengelolaan area tersebut.

Barang yang tidak Anda perlukan. Ini adalah item yang Anda 100% yakin tidak diperlukan. Barang-barang tersebut harus segera dibuang, didaur ulang, atau disumbangkan, atau dijual jika dalam kondisi baik.

Apa Saja Contoh Seiri ( Pengurutan ) ?

Hapus limbah (atau muda) dari ruang kerja Anda.

Buang komponen yang rusak atau lama menggunakan tag merah 5S.

Daur ulang bahan dan kertas secara bertanggung jawab.

Pisahkan perkakas sehari-hari dari perkakas khusus.

Hindari memenuhi ruang kerja Anda secara berlebihan dengan bahan berlebih.

Buat area luapan di luar ruang kerja untuk duplikat material, peralatan, dan komponen.

LURUSKAN (SEITON)

Apa itu Seiton ( Meluruskan )?

Langkah Pelurusan mengatur secara menyeluruh barang-barang yang tersisa setelah penyortiran, membuat barang-barang yang sering digunakan mudah diakses dan menyediakan rumah yang jelas dan mudah ditemukan untuk setiap barang.

Mengapa Anda Perlu Seiton ( Meluruskan )?

Straighten memungkinkan setiap barang memiliki rumah tertentu yang dapat dengan mudah ditemukan dan dikembalikan dengan mudah. Ini mengurangi limbah akibat gerakan berlebih, karena barang ditempatkan di lokasi yang lebih ergonomis. Hal ini juga merupakan langkah kedua dalam membuka ruang yang dapat digunakan secara strategis untuk mencapai tujuan meningkatkan produksi.

Bagaimana Anda Menerapkan Seiton ( Pelurusan )?

Setelah Anda mengurutkan item, sekarang saatnya memutuskan bagaimana Anda ingin mengaturnya. Kami merekomendasikan metodologi berikut:

Memberikan akses mudah ke item yang sering digunakan. Kunci untuk mengurangi sampah akibat gerakan berlebihan adalah dengan menempatkan barang-barang yang sering digunakan di tempat yang mudah dijangkau.
Kelompokkan item-item yang serupa. Kelompokkan item yang tersisa ke dalam kategori logis dan lakukan brainstorming cara terbaik untuk mengatur dan menyimpan masing-masing kategori ini.
Memanfaatkan desain visual. Untuk setiap kelompok, putuskan cara terbaik untuk memperjelas bila ada barang yang hilang atau salah taruh. Contoh klasiknya adalah membuat papan bayangan untuk alat.
Gunakan wadah. Jika sesuai dengan jenis barangnya, pertimbangkan untuk mengaturnya dalam sebuah wadah.
Lepaskan pemberi label. Jika suatu barang terlalu besar untuk dimasukkan ke dalam wadah, pertimbangkan untuk memberinya bingkai dan memberi label pada barang tersebut sebagai tambahan pada bingkainya.
Jadilah gesit. Umpan lurus awal Anda kemungkinan besar akan memberikan peningkatan yang signifikan - namun Anda juga mungkin mengabaikan beberapa potensi peningkatan. Rencanakan pertemuan tim 5S dengan fokus pada pembenahan pada titik satu dan dua minggu, dan lakukan brainstorming perbaikan lebih lanjut sebagai bagian dari implementasi awal Anda.

Apa Saja Contoh Seiton ( Pelurusan )?

Berikan setiap barang “rumah” yang berbeda.
Gunakan warna sebagai cara mengatur dan menciptakan makna.
Integrasikan papan bayangan dan indikator visual lainnya ke dalam lantai pabrik.
Dedikasikan seluruh permukaan atau area untuk kotak bayangan dan penyimpanan alat.
Dedikasikan seluruh permukaan atau area lain untuk bekerja.

BERSINAR (SEISOU)

Apa itu Seisou ( Bersinar )?

Langkah Shine meninggikan area kerja dengan memastikan peralatan, perlengkapan, dan item lainnya dibersihkan dan diperiksa secara menyeluruh. Hal ini juga dapat mencakup pemeliharaan rutin pada peralatan, yang salah satu caranya dialirkan langsung ke TPM.

Mengapa Anda Perlu Seisou ( Bersinar ) ?

Shine menciptakan lingkungan kerja yang melibatkan dan memberdayakan operator dengan memberi mereka lebih banyak tanggung jawab dan wewenang atas area kerja mereka. Hal ini juga membantu mereka mengidentifikasi masalah sebelum mengganggu produksi. Misalnya saja, di lingkungan kerja yang bersih, akan lebih mudah untuk menemukan masalah yang muncul seperti kebocoran cairan, tumpahan material, serutan logam akibat keausan yang tidak terduga, retakan kecil pada mekanisme, dan lain-lain.

Bagaimana Anda Menerapkan Seisou ( Bersinar ) ?

Setelah Anda meluruskan barang, saatnya meninggikan area kerja dengan membersihkan, memeriksa, dan dalam beberapa kasus, melakukan perawatan rutin. Kami merekomendasikan hal berikut:

Ambil botol semprot metaforis. Dengan menggunakan pembersih dan alat pembersih yang tepat, buatlah area kerja berkilau. Dengan setiap sapuan, pengepel, sikat, lap, cuci, dan wax, berusahalah untuk mengembalikan ruang kerja Anda ke kondisi semula. Jadilah Miyagi.
Temukan sumbernya. Prinsip panduan langkah 5S ini adalah “bersih untuk dipahami”. Jika ada tanda-tanda kebocoran, tumpahan, atau serpihan yang tidak terduga, usahakan untuk memahami sumbernya. Ini mungkin merupakan peringatan dini akan adanya masalah di masa depan.
Memeriksa. Setelah membersihkan setiap barang, luangkan waktu sejenak untuk memeriksanya dan memeriksa kondisinya. Apakah perlu pembaruan, pemeliharaan, atau perbaikan?

Apa Saja Contoh Seisou ( Bersinar ) ?

Bersihkan peralatan.
Periksa keausan peralatan Anda.
Bongkar benda yang lebih besar untuk memeriksa keadaan bagian-bagiannya.
Selidiki tempat atau kekacauan yang sering terjadi.
Pastikan untuk mengikuti prosedur pembersihan yang benar untuk mencegah kerusakan pada peralatan.

STANDARDISASI (SEIKETSU)

Apa itu Seiketsu ( Standarisasi ) ?

Langkah Standardisasi merupakan jembatan antara tiga langkah 5S pertama (Sort, Straighten, Shine) dan langkah terakhir (Sustain). Pada langkah ini, sasaran Anda adalah menangkap praktik terbaik 5S sebagai pekerjaan standar untuk tim Anda.

Mengapa Anda Perlu Melakukan Seiketsu ( Standarisasi )?

Standarisasi membuat 5S dapat diulang. Ini mengubah 5S dari proyek yang hanya dilakukan sekali saja menjadi serangkaian aktivitas yang dapat direproduksi.

Bagaimana Anda Menerapkan Seiketsu ( Standarisasi )?

Saatnya memastikan semua kerja keras Anda terus membuahkan hasil di masa depan. Tetapkan ekspektasi untuk masa depan dengan proses 5S yang terdokumentasi. Untuk melakukannya, kami menyarankan Anda:

Dokumentasikan secara berpasangan. Mintalah satu anggota tim menjalani setiap tugas 5S sementara anggota tim lainnya mendokumentasikannya untuk memastikan tidak ada hal penting yang terlewat.
Tangkap esensinya. Kami adalah pendukung besar kesederhanaan (dan tangkas). Tangkap inti dari setiap tugas dan tidak lebih. Jika tidak, dokumentasi Anda akan sulit dipelihara.
Lebih suka daftar periksa. Daftar periksa terasa mudah. Daftar periksa singkat terasa lebih mudah. Format yang bagus adalah memberikan nama untuk setiap tugas yang berfungsi sebagai pengingat cepat dan penjelasan lebih rinci untuk pelatihan.
Atur untuk menyederhanakan. Atur daftar periksa Anda berdasarkan peran, shift, dan frekuensi (harian, mingguan, bulanan). Ini akan membuat proses 5S tidak terlalu mengintimidasi tim Anda.

Apa Beberapa Contoh Seiketsu ( Standarisasi ) ?

Tuliskan praktik 5S Anda.
Buat daftar periksa “implementasi” dan daftar periksa “audit”.
Buat “kit” yang berisi bahan-bahan yang dibutuhkan untuk melakukan tugas tertentu.
Gunakan foto dan visual sederhana lainnya sebagai bagian dari materi pelatihan Anda.
Buat jadwal untuk tugas.

BERTAHAN (SHITSUKE)

Apa itu Shitsuke ( Keberlanjutan )?

Langkah Sustain memastikan penerapan 5S secara berkelanjutan. Ini mengubah proses 5S standar Anda menjadi tugas yang diselesaikan secara rutin.

Mengapa Anda Perlu Shitsuke ( Keberlanjutan )?

Proses 5S yang berulang mengunci keuntungan Anda dan memastikan kemajuan lebih lanjut dan berkelanjutan.

Bagaimana Anda Menerapkan Shitsuke ( Keberlanjutan )?

Setelah Anda membuat standar, inilah saatnya untuk terus bertindak berdasarkan standar tersebut. Kami menyarankan Anda:

Buat jadwal. Cantumkan praktik 5S sebagai tugas terjadwal (berdasarkan peran, shift, dan frekuensi).
Mengajar melalui demonstrasi. Menginstruksikan karyawan tentang cara melakukan tugas 5S melalui demonstrasi dan pelatihan. Menunjukkan kepada karyawan apa yang diharapkan dari mereka akan mempersiapkan mereka untuk melaksanakan tugas mereka sendiri.
Awasi untuk solo. Setelah pelatihan awal 5S bagi karyawan, awasi dengan lembut sambil terus membentuk kebiasaan. Sangat mudah untuk membuat kesalahan atau keluar jalur, jadi berikan koreksi dengan sabar dan membantu bila diperlukan.
Beradaptasi seperlunya. Saat memberi atau menerima umpan balik mengenai tugas, lihat perubahan apa yang dapat dilakukan untuk membuat tugas lebih mudah dan efisien. Pekerjaan yang terstandar dimaksudkan sebagai dokumentasi hidup.

Apa Saja Contoh Shitsuke ( Keberlanjutan ) ?

Adakan pertemuan demonstrasi untuk menjelaskan proses yang kompleks atau multi-langkah.
Lakukan check-in berkala setelah pelatihan awal.
Ajari karyawan untuk menjalankan audit 5S.
Tanggapi kesalahan dengan pelatihan tambahan.
Dorong supervisor dan operator untuk berkomunikasi secara terbuka dan konstruktif guna menemukan cara meningkatkan penerapan 5S Anda.
Tetapkan pengingat audit triwulanan untuk meninjau area penyimpanan label merah.

BONUS 5S

Sekarang setelah Anda mengetahui cara menerapkan setiap langkah dalam metodologi 5S dan menumbuhkan budaya perbaikan berkelanjutan di pabrik Anda, Anda siap mempelajari bonus S: Keselamatan!

5S dimaksudkan untuk membantu Anda meningkatkan produktivitas di pabrik Anda, namun juga dimaksudkan untuk membantu menciptakan lingkungan kerja yang aman dan positif bagi tim Anda. Meskipun mencegah cedera di tempat kerja sangatlah penting - yang juga penting adalah bahwa 5S akan menjadikan pabrik Anda tempat yang nyaman untuk bekerja. Semua orang menikmati lingkungan kerja yang aman, bersih, dan ditata secara logis, dan ini akan memotivasi karyawan Anda, sehingga menghasilkan hasil yang lebih baik di pabrik.

Bagaimana Setiap Langkah 5S Berkontribusi pada Keselamatan?

Penyortiran menghilangkan item dari lantai pabrik, menciptakan lebih banyak ruang. Tentu saja, ruang ini dapat digunakan untuk menyimpan perkakas dan perlengkapan baru, namun juga dapat digunakan untuk membuat lorong yang lebih besar dan lebih banyak ruang terbuka di pabrik, sehingga menghilangkan bahaya tersandung. Bahkan sesuatu yang sederhana seperti merapikan laci dapat mencegah cedera (misalnya, terbentur benda tajam secara tidak sengaja saat mencari alat yang Anda perlukan).
Straighten memberi setiap item rumah yang logis di dekat lokasi di mana operator akan menggunakannya. Hal ini mencegah operator untuk terburu-buru mencari apa yang mereka butuhkan, menghindari kekacauan di lantai pabrik yang dapat menyebabkan bahaya keselamatan. Misalnya, operator dapat terpeleset, tersandung, atau bertabrakan satu sama lain jika mereka harus terus-menerus terburu-buru mencari alat.
Shine membersihkan ruang kerja dan merawat peralatan. Hal ini mencegah kebocoran atau tumpahan meninggalkan titik licin di lantai dan memastikan operator memiliki peralatan yang berfungsi sehingga mereka tidak perlu menggunakan solusi jerigen yang berbahaya.
Standardisasi memperjelas kepada semua orang apa yang perlu dilakukan dan kepada siapa setiap tugas berada sehingga tugas diselesaikan secara teratur. Kebingungan mengenai kepemilikan tanggung jawab dapat menyebabkan pekerjaan penting terlewatkan. Misalnya, peralatan yang tidak dirawat secara konsisten kemungkinan besar akan menimbulkan masalah keselamatan.
Sustain memastikan upaya awal 5S Anda tidak sia-sia, menjaga staf Anda tetap senang dan mengatasi masalah keselamatan baru yang muncul. Salah satu hal paling berbahaya yang dapat Anda alami di pabrik Anda adalah karyawan yang tidak termotivasi dan tidak peduli terhadap pemeliharaan kondisi tempat kerja mereka. Memastikan upaya mereka untuk menerapkan program 5S diakui dan berkelanjutan akan memberikan motivasi yang berkelanjutan.

Secara keseluruhan, proses 5S bernilai kerja organisasi awal dalam hal keselamatan, peningkatan produksi, dan motivasi karyawan.